Bogføringsintegration
Oprettelse af bogholder som bruger
Jeres bogholder kan (gratis) blive oprettet som bruger af Vena. De får en begrænset bogholderadgang som giver rettigheder til at se økonomidata (regninger, afregning, mv), samt at styre økonomiindstillinger, eksempelvis opsætning af bogføringsintegration.
Kontakt Vena Support på mailen support@vena.dk med fulde navne og mobilnummer med klinikejer som cc. Vena sender herefter brugernavnet tilbage i mailen samt et midlertidigt password på SMS.
Opsætning af bogføringsintegration
Vena har bogføringsintegration med E-conomic og Dinero.
For at sætte integrationen op, gøres følgende:
- Tryk på initialer i højre hjørne
- Vælg "Praksisindstillinger", herefter "Økonomi"
- Vælg fanen "Bogføring"
- Tryk på "Opsæt bogføringsintegration" og vælg jeres bogføringsprogram
- Login på E-conomic eller Dinero og følg vejledningen
- Når du kommer tilbage til Vena, skal du vælge hvilken kassekladde der skal anvendes.
- Herefter skal du fortælle Vena hvilke konti der skal bogføres på, og trykke gem.
Nu er integrationen oprettet. Sørg for at oprette varegrupper i E-conomic; læs herunder for detaljer.
Bogføring af afregning med sygesikringen
Vena bogfører ikke dette, da afregningsregionen kan og vil ændre på satser og ydelser. Nogle bliver afvist, etc. Regionen sender så en PDF til praksissen, som indeholder resultatet af afregningen med en liste af afvisninger. Sygesikringsomsætningen kan bogføres direkte ud fra det overførte beløb fra regionen; Vena gør ikke dette.
Detaljer for E-conomic
I det følgende beskrives hvordan integrationen fungerer med E-conomic.
Varegrupper
I bogføringsprogrammet skal oprettes to varegrupper, hhv. med og uden moms:
- "Ydelser m/moms", hvor "Indland" står til en konto med momskode for 25% udgående moms (standard U25)
- "Ydelser u/moms", hvor "Indland" står til en konto uden momskode.
Man kunne tro, at det skulle være "Indland uden moms"-feltet for varegruppen, som skal udfyldes med en konto uden momskode, men det er ikke korrekt her. E-conomic bruger disse felter internt til at vælge bogføringskonti for fakturaer ud fra kundens momszone. Vena har behov for at kunne bogføre med og uden moms for samme kunde, og derfor skal de to varegrupper oprettes.
Vena bruger de to varegrupper til at oprette produkter i E-conomic. Hver gang der laves en salgsfaktura oprettes produktet i E-conomic, hvis det ikke allerede findes.
Regninger
Alle salg der foregår i Vena oprettes i E-conomic som salgsfakturaer, som bogføres med det samme. De findes således ikke i kassekladden, men i stedet under Salg -> Arkiv eller Salg -> Ubetalte fakturaer.
Alle salgsfakturaer lavet direkte til en patient for egenbetaling bliver tilknyttet kunden der hedder "VENAPATIENT". Hvis denne ikke findes, oprettes den automatisk. Hertil bruges kundegruppen med navnet "Diverse" - hvis denne kundegruppe ikke findes, vælges den første gruppe. Dette gøres for at undgå at sende personhenførbare oplysninger til E-conomic.
EAN-fakturaer oprettet i Vena bliver ligeledes bogført med det samme. Salgsfakturaen bliver tilknyttet en kunde med det pågældende EAN-nummer. Denne oprettes, hvis den ikke findes. På salgsfakturaen anføres også firmanavn, hvis det haves til betalingsopfølgning.
Samtidig sendes fakturaen som EAN-faktura via NemHandel-netværket via Sproom, således at modtageren får regningen ind i deres bogføringssystem automatisk. Dette kræver at der er sat forbindelse op mellem Vena og Sproom.
Kreditnotaer
For alle regninger (undtagen til sygesikringen) kan der laves kreditnotaer i Vena. Disse bogføres som kreditnotater i bogføringsprogrammet ud fra de samme regler som ovenstående i forhold til hvilken kunde og produkter der bruges.
Betalinger
Når der registreres en egenbetaling i Vena for fakturaen (hvis patienten har betalt med kort, MobilePay, etc med det samme), bogføres dette som en betaling på fakturaen i bogføringsprogrammet. Disse kommer i kassekladden, som er valg under integrationen. I E-conomic kan dette også ses under Salg -> Ubetalte fakturaer, hvor salgsfakturaer med betalinger er markeret. Når betalingen bogføres fra kassekladden, rykker salgsfakturaen til "Arkiv". Der benyttes de valgte konti fra opsætningen, således at f.eks. en MobilePay-betaling bogføres på "Tilgode hos MobilePay".
Der bogføres ikke betalinger for EAN-fakturaer, da betalingen for disse ikke sker via Vena.
Dimension
Det er muligt under integrationsopsætningen at vælge en dimension til bogføring for praksissen. Alle salgsfakturaer og betalinger der overføres til E-conomic fra denne praksis vil så have den valgte dimension. Dette bruges når flere praksisser bogføres i samme E-conomic-konto.
Fejl eller manglende bogføring
Alle regningers bogføringsstatus kan ses under klinik -> Økonomi, og det er muligt at bogføre igen. Ligeledes er det muligt at gensende via Sproom, hvis afsendelsen ikke lykkedes automatisk.
Hvis man opsætter eller skifter bogføringsintegration, bliver alle eksisterende fakturaer ikke bogført automatisk, kun fremadrettet. Man kan manuelt genbogføre enkelte fakturaer eller betalinger.
- Hvis Vena ikke kan finde en varegruppe, så skal varegruppen oprettes, og der kan bogføres igen.
- Hvis en faktura forsøges bogført, men fakturanummeret allerede er i brug, så kontakt Vena support, som kan ændre næste fakturanummer til en serie, som ikke overlapper med jeres allerede brugte serie i E-conomic.
- Kunden, betalingsbetingelser eller produkter kan være spærret i E-conomic. Hvis det er tilfældet, så lås dem og, og bogfør igen.
- Regnskabsåret kan være lukket i E-conomic. Genåbn det, og bogfør igen.
- Integrationen kan være med kun læseadgang - lav en ny integration, og bogfør igen.