Økonomihåndtering
Nedenfor findes en beskrivelse af hvordan Vena bogfører i dit økonomisystem, samt hvordan vi sender EAN fakturaer.
Vena har pt. integration med E-conomic, og der er integration med Dinero på vej.
Følgende typer regninger kan laves i Vena:
- Sygesikringsregning
- Patientregning (dvs. egenbetaling)
- Regning til tredjepart
Den samme regning kan godt indeholde sygesikringsydelser og egenbetaling, eksempelvis konsultation og egenbetalt rejsevaccination på samme regning.
Afregning med sygesikringen
Afregning kan startes manuelt når det ønskes. Det er også muligt at få Vena til at foretage afregning automatisk hver fredag kl 21. Når afregningen køres, medtages alle regninger, som ikke tidligere er afregnet med regionen. De ikke-afregnede regninger sendes så automatisk til afregning hos regionen.
Dette bogføres ikke i E-conomic. Tidligere afregninger kan ses under "Klinik" -> "Økonomi" -> "Afregning".
Vena bogfører ikke dette, da afregningsregionen kan og vil ændre på satser og ydelser. Nogle bliver afvist, etc. Regionen sender så en PDF til praksissen, som indeholder resultatet af afregningen med en liste af afvisninger. Denne bogføres ikke af Vena.
Din bogholder vil så bogføre sygesikringsomsætningen direkte ud fra det overførte beløb fra regionen.
Du kan se status på alle regninger under "Klinik" -> "Økonomi" -> "Regninger" samt lave tilrettelser ved behov.
Regning til patient
Regning med egenbetaling overføres til bogføringsprogrammet som en salgsfaktura, tilknyttet en kunde med navnet "VENAPATIENT". Hvis kunden ikke findes, oprettes den automatisk. Hertil bruges kundegruppen med navnet "Diverse" - hvis denne kundegruppe ikke findes, vælges den første gruppe.
Når der registreres en betaling i Vena for fakturaen (hvis patienten har betalt med kort, Mobilepay, etc med det samme), så bogføres dette som en betaling på fakturaen i bogføringsprogrammet.
Du kan under patientens regninger oprette regninger og registrere betalinger på de enkelte regninger.
Regning til tredjepart via EAN-faktura
Hvis der oprettes en EAN-faktura, så bogføres denne i bogføringsprogrammet, og der oprettes en kunde med det pågældne EAN nummer, såfremt denne ikke findes. På fakturaen anføres også firmanavn, hvis det haves til betalingsopfølgning.
Samtidig sendes fakturaen som EAN-faktura via NemHandel-netværket via Sproom, således at modtageren får regningen ind i deres bogføringssystem automatisk. Dette kræver at der er sat forbindelse op mellem Vena og Sproom.
Betalingsoplysninger kan indstilles til enten FIK eller bankoverførsel under "Praksisindstillinger" --> "Økonomi" --> "Betaling"
Der bogføres ingen betalinger for disse faktuaer, når de betales via FIK/bankoverførsel.
Alle regningers bogføringsstatus kan ses under klinik -> Økonomi, og det er muligt at bogføre igen. Ligeledes er det muligt at gensende via Sproom, hvis afsendelsen ikke lykkedes automatisk.
Hvis man opsætter eller skifter bogføringsintegration, bliver alle eksisterende fakturaer ikke bogført automatisk, kun fremadrettet. Man kan manuelt genbogføre enkelte fakturaer.
Produkter
Alle regninger der oprettes i bogføringsprogrammet får fakturalinjer med produkter, som svarer til produktnummeret i Vena. Hvis et produkt ikke findes, bliver det oprettet. Hertil bruges en af følgende produktgrupper:
- Ydelser m/moms
- Ydelser u/mo
- Attester med moms
- Attester uden moms
Der vælges en gruppe der modsvarer moms-indstillingen i Vena for produktet. Hvis der ikke kan findes en passende gruppe, fejler bogføringen (der kan så bogføres igen manuelt, når gruppen er oprettet).
Ved bogføring tjekkes også, om et eksisterende bogføringsprogrammet produkt ligger i den rigtige gruppe i forhold til forventet moms-kode.
Kreditnotaer
For alle regninger (undtagen til sygesikringen) kan der laves kreditnotaer i Vena. Disse bogføres som kreditnotater i bogføringsprogrammet ud fra de samme regler som ovenstående i forhold til hvilken kunde og produkter der bruges.